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格创丨时刻提醒自己7个问题,让您的会议更高效

发布时间: 2017-06-10    阅览次数:166 次  
    无论是组织大型还是小型会议,最重要的就是要开出成效,尤其是召开一个相当规模的会议,首要任务就是让众多与会者在开会的过程中有所得,在开会的过程中让与会者充分发挥才能!
    所以,为了让会议更加高效,在会议进行期间,会议筹办这必须随时想到下面这7个问题:
    (1)发言内容是否偏离了议题?
    (2)发言内容是否出于个人的利害?
    (3)是否全体人员都专心聆听发言呢?
    (4)是否发言者过于集中于某些人呢?
    (5)是否有从头到尾都没有发言过的人呢?
    (6)是否某个人的发言过于冗长呢?
    (7)发言的内容是否朝着结论推进呢?

    我们都知道,会议的筹办者或者说主持人对于会议的顺利召开有着非常重要的作用。一旦发现会议偏离的以上七个问题的轨道,就要及时进行控制。

    “开会开这么久还做不出结论!”这是很多人参会时经常遇到的情况。这种情况进场是由于讨论偏离了主题造成的,对此,发现与会者的讨论偏离主题时,要立刻拉回正题。这样还是无法讨论出结果时,主持人可以要求相关人员第二天做出结论!

    有些会议的问题出在没人发言,反应不佳。主持人事先把题目细分成几个子题,与会者就比较容易贡献自己的智慧。主持人事先没有准备,让与会者当场才思考、发表意见,效率会非常低。如果主持人让与会者发表自己针对主题事先想好的结论,就容易归纳各方意见!

    此外,会议主持人要避免自己过多发言,主持人是主,与会者是客,让客人尽量多发言才是正确的做法,不可反主为客。主持人的主要功能是维持会议秩序、节奏和程序正义,而不是发表演说者!

    当然,除了会议当中的努力,事前也要多沟通。有些问题如人事问题等,如果事先不充分沟通,会议当场是很难解决的!

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